Dự án số hóa hồ sơ lưu trữ
Giới thiệu chung về phần mềm Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Phần mềm cho phép người quản lý phân loại tài liệu theo từng chủ đề, lĩnh vực khác nhau. Các tài liệu văn bản được sắp xếp và quản lý theo từng năm cụ thể để người dùng có thể tìm kiếm dễ dàng một tài liệu tài liệu bất kì.
Phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thể dùng chung cho cả đơn vị hoặc một nhóm người dùng. Có thể lưu trữ được các tài liệu dạng word, excel, PDF, hình ảnh. Với chức năng này, các thành viên trong một đơn vị có thể tạo nhóm tài liệu để chia sẻ với nhau.
Phần mềm được chuẩn hóa theo các quy trình quản lý thông tin, tài liệu nội bộ.
Đặc biệt, phần mềm được thiết đơn giản, chương trình thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng nên phù hợp với trình độ tin học cơ bản của nhân viên lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, giao diện Tiếng Việt, trực quan, phần mềm dễ dàng nâng cấp và mở rộng theo yêu cầu đặc thù của từng đơn vị.
Với phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Soft Việt, bạn có thể tạo nhiều người dùng và phân quyền chi tiết cho từng người dùng.
Quản trị hệ thống có thể tạo nhiều danh mục và thiết lập phân quyền cho từng người dùng quản lý từng phòng ban riêng biệt.
Thiết lập cụ thể người dùng nào được phép hoặc không được phép thao tác hoặc xem được dữ liệu nào.
Đảm bảo rằng người dùng chỉ thực hiện đúng những chức năng và dữ liệu nào mà quản trị hệ thống cho phép.
Các chức năng của phần mềm Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
- Quản lý lưu trữ: + Hồ sơ
+ Tài liệu
- Danh mục lưu trữ: + Kho lưu trữ
+ Kệ giá
+ Hộp cặp
- Quản lý danh mục: + Phòng ban
+ Chức vụ
+ Độ mật
+ Cấp cơ quan
+ Cơ quan ban hành
+ Lĩnh vực
+ Loại hồ sơ
+ Loại tài liệu
+ Mức độ truy cập
+ Thời gian bảo quản
+ Tình trạng vật lý
+ Ngôn ngữ
- Quản lý hệ thống: + Người dùng
+ Nhóm quyền
+ Chức năng
+ Nhật ký hệ thống
+ Cấu hình hệ thống
- Tra cứu hồ sơ
Ưu điểm của phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ, tài liệu sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng tìm kiếm, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên.
Tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành. Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê…
Phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người dùng sẽ được phân quyền theo cấp bậc, từ đó phần mềm cho phép người dùng tiếp cận hồ sơ, tài liệu theo từng cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các hồ sơ, tài liệu theo độ mật khác nhau.